Cara membuat invoice dan kwitansi PDF gratis, lengkap dengan terbilang rupiah yang benarHow to make free PDF invoices and receipts, with the rupiah amount written correctly in words
Perlu mengirim tagihan ke pelanggan atau memberi bukti pembayaran, tetapi tidak punya templat? Begini cara membuat invoice, kwitansi, penawaran harga, dan surat jalan dalam PDF A4, plus aturan menulis terbilang rupiah di kwitansi.
Need to bill a customer or give proof of payment but have no template? Here is how to make invoices, receipts, quotations and delivery notes as A4 PDFs, plus the rules for writing the rupiah amount in words (terbilang) on a receipt.
Di halaman ini
Usaha kecil, pekerja lepas, dan panitia acara sering butuh dokumen transaksi yang rapi: invoice untuk menagih, kwitansi sebagai bukti bayar, penawaran harga untuk calon pelanggan, dan surat jalan untuk pengiriman barang. Membuatnya dari dokumen kosong memakan waktu, apalagi bila harus menghitung total dan menulis terbilangnya sendiri.
Dengan Invoice & Kwitansi di KASKOW, semua dokumen itu dibuat di browser Anda dengan pratinjau A4 yang langsung berubah saat Anda mengisi data. Logo, data, dan tanda tangan tidak diunggah ke server.
Invoice atau kwitansi?
| Dokumen | Kapan dipakai | Isi utama |
|---|---|---|
| Invoice | Sebelum pembayaran, untuk menagih | Rincian barang atau jasa, total, jatuh tempo, rekening pembayaran |
| Kwitansi | Setelah pembayaran diterima | Nama pembayar, jumlah uang, terbilang, keperluan pembayaran, tanda tangan |
| Penawaran | Sebelum transaksi disepakati | Daftar harga yang ditawarkan dan masa berlakunya |
| Surat jalan | Saat barang dikirim | Daftar barang, jumlah, penerima, dan pengirim atau kendaraan |
Langkah membuat invoice PDF
- Buka Invoice & Kwitansi dan pilih Invoice.
- Isi data Penjual: nama usaha, alamat, telepon atau email, lalu unggah Logo (opsional).
- Isi data Pembeli, lalu Nomor, Tanggal, dan Jatuh tempo dokumen.
- Di daftar barang, klik Tambah baris untuk setiap barang atau jasa, lalu isi nama, jumlah, harga, dan diskon.
- Isi Pajak (%) dan Ongkir (Rp) bila ada. Subtotal, pajak, dan total dihitung otomatis.
- Tambahkan Catatan dan Rekening pembayaran agar pelanggan tahu cara membayar.
- Unggah Tanda tangan / stempel (PNG) dan isi nama penanda tangan.
- Periksa pratinjau A4, lalu klik Unduh PDF.
Data usaha Anda diingat di browser ini, jadi invoice berikutnya cukup mengganti data pembeli dan barang.
Pakai gambar tanda tangan berformat PNG dengan latar transparan agar menyatu dengan dokumen. Ukuran gambar maksimal 1,5 MB.
Langkah membuat kwitansi pembayaran
- Pilih Kwitansi.
- Isi siapa yang membayar, jumlah uang, dan keperluan pembayarannya, misalnya "Pelunasan pesanan kaos 100 pcs".
- Terbilang ditulis otomatis dari jumlah uang, jadi Anda tidak perlu mengetiknya.
- Tambahkan tanda tangan atau stempel, lalu Unduh PDF untuk dikirim atau dicetak.
Cara menulis terbilang rupiah yang benar
Terbilang adalah jumlah uang yang ditulis dengan huruf. Di kwitansi, terbilang mencegah angka diubah dan menghindari keraguan. Beberapa aturan yang umum dipakai:
- Tulis lengkap dan akhiri dengan "rupiah". Rp1.250.000 ditulis "Satu juta dua ratus lima puluh ribu rupiah".
- Seratus dan seribu, bukan satu ratus dan satu ribu. Bentuk baku untuk 100 adalah "seratus" dan untuk 1.000 adalah "seribu", termasuk dalam "seratus ribu".
- Satu juta ke atas memakai "satu". Dokumen resmi umumnya menulis "satu juta", "satu miliar", dan "satu triliun".
- Sen ditulis setelah rupiah. Angka di belakang koma ditulis sebagai sen, misalnya Rp1.500,50 menjadi "Seribu lima ratus rupiah lima puluh sen".
- Jangan menyingkat, dan pastikan terbilang sama persis dengan angkanya.
Untuk menulis terbilang angka lain, misalnya di surat perjanjian atau formulir, gunakan Terbilang & Angka Romawi:
- Ketik angka, misalnya 1.250.000 atau 1.250.000,50.
- Aktifkan Tambahkan “rupiah” & sen untuk jumlah uang.
- Pilih bentuk huruf: Kapital awal, KAPITAL, Tiap Kata, atau kecil.
- Klik Salin, lalu tempel di dokumen Anda.
Alat yang sama juga mengubah angka ke Angka Romawi, misalnya tahun 2026 menjadi MMXXVI untuk nomor surat, dan menyediakan ejaan bahasa Inggris.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah kwitansi perlu meterai? Menurut aturan bea meterai yang berlaku saat ini, dokumen yang menyatakan penerimaan uang di atas Rp5.000.000 umumnya dikenai bea meterai Rp10.000. Ketentuan bisa berubah, jadi periksa aturan resmi terbaru untuk kasus Anda.
Bagaimana dengan PPN? Isi persentase di Pajak (%). Tarif yang berlaku tergantung jenis usaha dan aturan terbaru, jadi masukkan tarif yang sesuai untuk Anda.
Apakah bisa dipakai di HP? Bisa. Formulir dan pratinjau menyesuaikan layar ponsel, dan PDF diunduh langsung ke perangkat.
Apakah data pelanggan saya tersimpan di server? Tidak. Dokumen dan PDF dibuat di browser Anda. Data usaha terakhir hanya diingat di browser perangkat ini.
Alat lain untuk penjual, dari menghitung harga sampai membuat SKU, dibahas di alur kerja penjual online dengan alat gratis KASKOW. Bila dokumen perlu ditandatangani pihak lain, lihat juga cara tanda tangan di PDF tanpa print.
Small businesses, freelancers and event organisers often need tidy transaction documents: an invoice to bill, a receipt as proof of payment, a quotation for prospective customers and a delivery note for shipping goods. Making them from a blank document takes time, especially when you have to add up totals and write the amount in words yourself.
With the Invoice & Receipt Maker on KASKOW, all of these documents are made in your browser with an A4 preview that updates as you fill in the details. Your logo, data and signature are never uploaded to a server.
Invoice or receipt?
| Document | When to use it | Main contents |
|---|---|---|
| Invoice | Before payment, to bill | Goods or services, total, due date, payment account |
| Receipt | After payment is received | Payer's name, amount, amount in words, purpose of payment, signature |
| Quotation | Before a deal is agreed | The prices offered and how long they are valid |
| Delivery note | When goods are shipped | List of goods, quantities, recipient and courier or vehicle |
Steps to make a PDF invoice
- Open the Invoice & Receipt Maker and choose Invoice.
- Fill in the Seller details: business name, address, phone or email, then upload a Logo (optional).
- Fill in the Customer details, then the document Number, Date and Due date.
- In the item list, click Add line for each product or service, then enter the name, quantity, price and discount.
- Fill in Tax (%) and Shipping (Rp) if needed. The subtotal, tax and total are calculated automatically.
- Add Notes and a Payment account so the customer knows how to pay.
- Upload a Signature / stamp (PNG) and enter the signatory's name.
- Check the A4 preview, then click Download PDF.
Your business details are remembered in this browser, so for the next invoice you only change the customer and items.
Use a PNG signature image with a transparent background so it blends into the document. The maximum image size is 1.5 MB.
Steps to make a payment receipt
- Choose Receipt.
- Fill in who paid, the amount and what the payment is for, for example "Full payment for 100 T-shirts".
- The amount In words is written automatically from the amount, so you don't need to type it.
- Add a signature or stamp, then Download PDF to send or print it.
How to write the rupiah amount in words correctly
On Indonesian receipts, the amount is also written out in words (terbilang). This prevents the figure from being altered and removes any doubt. Some commonly used rules:
- Write it in full and end with "rupiah". Rp1,250,000 is written "Satu juta dua ratus lima puluh ribu rupiah".
- "Seratus" and "seribu", not "satu ratus" and "satu ribu". The standard forms for 100 and 1,000 are "seratus" and "seribu", including in "seratus ribu".
- One million and above use "satu". Official documents usually write "satu juta", "satu miliar" and "satu triliun".
- Cents come after rupiah. Digits after the decimal point are written as cents (sen), so Rp1,500.50 becomes "Seribu lima ratus rupiah lima puluh sen".
- Don't abbreviate, and make sure the words match the figure exactly.
To write other numbers in words, for example in an agreement or a form, use Number to Words & Roman Numerals:
- Type the number, for example 1,250,000 or 1,250,000.50.
- Turn on Add “rupiah” & sen for amounts of money.
- Choose the letter case: Sentence, UPPER, Title Case or lower.
- Click Copy, then paste it into your document.
The same tool also converts numbers to Roman numerals, such as the year 2026 to MMXXVI for letter numbers, and provides English spelling.
Frequently asked questions
Does a receipt need a duty stamp (meterai)? Under Indonesia's current stamp duty rules, documents stating receipt of more than Rp5,000,000 are generally subject to Rp10,000 stamp duty. The rules can change, so check the latest official regulations for your case.
What about VAT? Enter the percentage in Tax (%). The applicable rate depends on your type of business and current regulations, so enter the rate that applies to you.
Can I use it on a phone? Yes. The form and preview fit phone screens, and the PDF downloads straight to your device.
Is my customers' data stored on a server? No. Documents and PDFs are made in your browser. Your latest business details are only remembered in this device's browser.
Other tools for sellers, from pricing to SKUs, are covered in an online seller's workflow with free KASKOW tools. If a document needs another party's signature, see also how to sign a PDF without printing it.