Cara tanda tangan di PDF tanpa mencetak dan memindai ulangHow to sign a PDF without printing and scanning it again
Diminta menandatangani formulir atau surat PDF, tapi tidak ada alat pencetak? Begini cara menempelkan tanda tangan langsung di PDF, membuatnya terlihat rapi, dan memahami bedanya dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Asked to sign a PDF form or letter but have no printer? Here is how to place your signature directly on the PDF, make it look neat, and understand how it differs from a certified electronic signature.
Di halaman ini
Cara lama menandatangani dokumen PDF cukup melelahkan: cetak, tanda tangani dengan pulpen, pindai atau foto, lalu ubah lagi menjadi PDF. Hasilnya sering miring, buram, dan ukurannya besar. Untuk banyak keperluan sehari-hari, langkah itu bisa dipangkas dengan menempelkan tanda tangan langsung ke halaman PDF.
Sebelum mulai, penting untuk memahami jenis tanda tangan yang Anda buat.
Tanda tangan gambar vs tanda tangan elektronik tersertifikasi
Ada dua hal berbeda yang sering disebut sama-sama "tanda tangan digital":
| Tanda tangan gambar | Tanda tangan elektronik tersertifikasi | |
|---|---|---|
| Wujud | Gambar coretan tanda tangan yang ditempel di halaman | Tanda tangan yang dibuat lewat penyelenggara sertifikasi elektronik |
| Mirip dengan | Tanda tangan basah yang dipindai | Tanda tangan dengan identitas penanda tangan yang terverifikasi |
| Bisa mendeteksi perubahan dokumen setelah ditandatangani | Tidak | Ya |
| Cocok untuk | Formulir internal, surat izin, tanda terima, persetujuan sehari-hari | Perjanjian bernilai besar, dokumen yang mensyaratkan sertifikasi |
Peraturan di Indonesia mengenal tanda tangan elektronik tersertifikasi dan yang tidak tersertifikasi, dengan kekuatan pembuktian yang berbeda. Alat yang menempelkan gambar tanda tangan, termasuk alat di KASKOW, menghasilkan tanda tangan gambar, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Jika instansi, bank, atau pihak lain dalam perjanjian mensyaratkan tanda tangan elektronik tersertifikasi, gunakan layanan penyelenggara sertifikasi elektronik resmi. Bila ragu, tanyakan langsung kepada pihak yang meminta dokumen itu jenis tanda tangan apa yang mereka terima.
Kapan tanda tangan gambar sudah cukup
- Surat izin, surat pernyataan sederhana, atau surat keterangan internal.
- Formulir pendaftaran kegiatan, lomba, atau organisasi.
- Tanda terima barang dan berita acara internal.
- Persetujuan dokumen yang menurut penerimanya boleh ditandatangani dengan tanda tangan pindaian.
Langkah menandatangani PDF
- Buka alat tanda tangan, misalnya Tanda Tangan PDF di KASKOW.
- Klik Pilih file atau seret dan lepas dokumen yang akan ditandatangani.
- Buat tanda tangan dengan salah satu cara:
- Gambar dengan tetikus atau jari langsung di layar.
- Ketik nama lalu pilih gaya hurufnya.
- Unggah gambar tanda tangan yang sudah Anda punya.
- Klik di halaman tempat tanda tangan harus berada. Seret untuk memindahkan, dan tarik sudutnya untuk mengubah ukuran.
- Bila dokumen perlu ditandatangani di beberapa halaman, tempelkan di setiap halaman yang diperlukan.
- Aktifkan opsi tanggal bila tanggal penandatanganan perlu dicantumkan.
- Klik Simpan PDF, periksa hasilnya, lalu klik Unduh.
Alat ini bekerja di browser. Dokumen dan tanda tangan Anda tidak dikirim ke server dan tidak disimpan.
Membuat tanda tangan yang terlihat rapi
- Di HP, gambar dengan jari. Gerakan jari biasanya lebih luwes daripada tetikus, sehingga hasilnya lebih mirip tanda tangan asli.
- Memakai tanda tangan dari kertas. Tanda tangani kertas putih polos dengan pulpen hitam atau biru tua, lalu foto di tempat terang tanpa bayangan. Unggah foto itu sebagai gambar tanda tangan.
- Sesuaikan ukuran. Tanda tangan yang terlalu besar menutupi nama atau garis, terlalu kecil terlihat janggal. Samakan dengan ruang yang tersedia di dokumen.
- Letakkan di atas nama terang, seperti tanda tangan di kertas.
Simpan file gambar tanda tangan Anda di tempat yang aman dan jangan mengirimkannya sembarangan. Siapa pun yang memegang gambar itu bisa menempelkannya ke dokumen lain.
Menjaga dokumen yang sudah ditandatangani
Tanda tangan gambar tidak mencegah dokumen diubah setelah ditandatangani. Beberapa kebiasaan berikut membantu:
- Tambahkan tanggal di samping tanda tangan.
- Kirim langsung ke pihak yang berwenang, bukan melalui banyak perantara.
- Simpan salinan dokumen yang Anda tandatangani sebagai arsip, sehingga bisa dibandingkan bila ada perselisihan.
- Kunci dengan kata sandi bila isinya rahasia. Lihat cara mengunci PDF dengan kata sandi.
- Beri tanda air pada salinan yang hanya untuk dilihat, seperti dijelaskan di cara menambahkan tanda air di PDF.
Masalah yang sering muncul
PDF tidak bisa dibuka di alat tanda tangan. Dokumen mungkin dilindungi kata sandi pembuka. Buka kuncinya dulu dengan kata sandi yang Anda ketahui, lihat cara membuka PDF yang terkunci.
Tanda tangan dari foto terlihat bergaris abu-abu. Foto diambil di tempat kurang terang atau ada bayangan. Foto ulang di dekat jendela pada siang hari, dengan kertas datar.
Formulir punya kolom isian. Alat tanda tangan menempelkan gambar di halaman, bukan mengisi kolom formulir. Isi kolomnya lebih dulu dengan aplikasi pembaca PDF yang mendukung pengisian formulir, simpan, lalu tandatangani file hasilnya.
Ukuran file membesar. Gambar tanda tangan beresolusi sangat tinggi bisa menambah ukuran. Gunakan foto tanda tangan dengan ukuran wajar, atau kompres PDF setelah ditandatangani.
Daftar periksa sebelum mengirim
- Tanda tangan berada di tempat yang benar dan tidak menutupi tulisan.
- Semua halaman yang memerlukan tanda tangan atau paraf sudah ditandatangani.
- Tanggal sudah sesuai.
- Jenis tanda tangan sesuai dengan yang diminta penerima.
The old way of signing a PDF is tiring: print it, sign with a pen, scan or photograph it, then turn it back into a PDF. The result is often crooked, blurry and large. For many everyday needs, those steps can be cut by placing your signature directly on the PDF page.
Before you start, it's important to understand what kind of signature you are creating.
Image signature vs certified electronic signature
Two different things are often both called a "digital signature":
| Image signature | Certified electronic signature | |
|---|---|---|
| What it is | A picture of your handwritten signature placed on the page | A signature created through an electronic certification provider |
| Similar to | A scanned wet-ink signature | A signature with the signer's identity verified |
| Detects changes to the document after signing | No | Yes |
| Suitable for | Internal forms, permission letters, receipts, everyday approvals | High-value agreements, documents that require certification |
Indonesian regulations recognize certified and uncertified electronic signatures, with different evidentiary strength. Tools that place a signature image, including the one on KASKOW, produce an image signature, not a certified electronic signature.
If an institution, bank or other party to an agreement requires a certified electronic signature, use an official electronic certification provider. If in doubt, ask whoever requested the document which type of signature they accept.
When an image signature is enough
- Permission letters, simple statements, or internal certificates.
- Registration forms for events, competitions or organizations.
- Goods receipts and internal minutes.
- Approvals that the recipient says may be signed with a scanned signature.
Steps to sign a PDF
- Open a signing tool, for example Sign PDF on KASKOW.
- Click Choose file or drag and drop the document to be signed.
- Create your signature in one of these ways:
- Draw it with a mouse or your finger right on the screen.
- Type your name and choose a font style.
- Upload an image of a signature you already have.
- Click on the page where the signature should go. Drag to move it, and pull its corners to resize.
- If the document needs signing on several pages, place it on each page required.
- Turn on the date option if the signing date needs to appear.
- Click Save PDF, check the result, then click Download.
This tool works in your browser. Your document and signature are not sent to a server and are not stored.
Making a signature that looks neat
- On a phone, draw with your finger. Finger movements are usually smoother than a mouse, so the result looks more like your real signature.
- Using a signature from paper. Sign plain white paper with a black or dark blue pen, then photograph it in good light without shadows. Upload that photo as your signature image.
- Adjust the size. A signature that's too large covers the name or line; too small looks odd. Match it to the space available in the document.
- Place it above your printed name, as you would on paper.
Keep your signature image file somewhere safe and don't send it around carelessly. Anyone who has that image can paste it onto other documents.
Protecting a signed document
An image signature doesn't stop the document from being changed after signing. These habits help:
- Add the date next to your signature.
- Send it directly to the authorized party, not through many intermediaries.
- Keep a copy of the document you signed as a record, so it can be compared if there's a dispute.
- Lock it with a password if the content is confidential. See how to protect a PDF with a password.
- Add a watermark to copies that are only for viewing, as explained in how to add a watermark to a PDF.
Common problems
The PDF won't open in the signing tool. The document may be protected by an open password. Unlock it first with the password you know; see how to open a locked PDF.
A signature from a photo has grey streaks. The photo was taken in poor light or with shadows. Retake it near a window in daylight, with the paper flat.
The form has fillable fields. The signing tool places an image on the page; it doesn't fill form fields. Fill in the fields first with a PDF reader app that supports form filling, save it, then sign the saved file.
The file size grows. A very high-resolution signature image can add to the size. Use a reasonably sized signature photo, or compress the PDF after signing.
Checklist before sending
- The signature is in the right place and doesn't cover any text.
- Every page that needs a signature or initials has been signed.
- The date is correct.
- The signature type matches what the recipient asked for.